Correspondencia Administrativa

Correspondencia administrativa

Son las comunicaciones que necesariamente se producen en la administración.

Administración privada:

Circular (correspondencia interna)

En algunas oportunidades la autoridad de una empresa económica debe impactar instituciones o comunicar normas e informaciones a todos o parte del personal de la entidad que se encuentra a su cargo. La naturaleza de esta comunicación hace necesario que se emita en varias copias, de tal manera que no se distorsione. La información y que llegue a todos los destinatarios en su plenitud. 

 Estructura:

•        Membrete: debe contener el nombre de la empresa y el departamento o sección.
•       Palabra “circular” y N° con mayúscula.
•       Fundamentación de la circular.
•       Información, orden o nómina que se entrega.
•       Recomendación o solicitud.
•       Lugar y fecha de emisión.
•       Nombre, cargo y firma de la autoridad.
•       Iníciales de responsabilidad.
•       Datos del destinatario.     

Misiva De Justificación (correspondencia de ajuste)

MISIVA DE JUSTIFICACIÓN (correspondencia de ajuste)

 

Es la misiva que se redacta cuando la empresa vendedora no se siete culpable por los errores expresados por el reclamante. Esta carta debe convencer al cliente que el proveedor actuó en forma correcta.

 

ESQUEMA:

 

a) Replanteo de la situación desde el punto de vista de la empresa.

b) Fundamento de la negativa, exponiendo las razones por las cuales la reclamación no tiene lugar.

c) Proposición de reclamante través de una concesión extraordinaria al reclamante.

d) Expresiones amables que mejoren las relaciones.

 

Misiva De Explicación

MISIVA DE EXPLICACIÓN (correspondencia de ajuste)

La actualidad comercial exige que las empresas trabajen con mayor eficiencia. Para ello requieren contar con una  muy buena organización que los permita ofrecer a sus clientes un buen servicio. 

ESQUEMA:

a) Aceptación de la queja.
b) Explicación del error convenido.
c) Proposición de arreglo inmediato.
d) Expresión de pesar por los errores y señalar la adopción de medidas que impidan nuevos equívocos.

Correspondencia De Ajuste

CORRESPONDENCIA DE AJUSTE

Las relaciones comerciales que mantienen las empresas revisten una gran importancia, conservarlas en un grado de eficiencia es una labor muy delicada toda vez que las operaciones comerciales que realicen entre si, por fallas humanas pueden generar problemas de difícil solución que acarrean el quiebre de las relaciones, con gran prejuicio para el desenvolvimiento de sus actividades.

MISIVA DE RECLAMACIÓN

 

Esta es una comunicación redactada por el comprador cuando el considera que la negociación realizada no ha sido cumplida como se acordó; perjudicando sus intereses.

 

ESQUEMA:

 

a) Referencia al pedido.

b)Detalle de la recepción.

c) Fundamento de la queja.

d) Propuesta de arreglo.

Carta De Demanda ( correspondencia de cobranza )

CARTA DE DEMANDA (correspondencia de cobranza)

Esta comunicación se extiende cuando están agotadas las posibilidades de cobro por vías normales. Es evidente que el envió a cobranza judicial de una deuda requiere entablar una demanda que entra, que significa el termino de las relaciones comerciales.

Cobranza Enérgica ( correspondencia de cobranza )

                          COBRANZA ENÉRGICA (correspondencia de cobranza)

Esta comunicación cierra el ciclo de la cobranza normal; es muy dura y amenaza con la vía judicial.

ESQUEMA:

a) Señalar las cartas anteriores que cobraron la deuda pendiente.
b) Dejar constancia de la descortesía en no dar respuesta a las cartas de cobro.
c) Dar un corto plazo de cancelación.
d) amenazar con envió a cobranza judicial.

Invocatoria De Cobranza

jueves, 15 de agosto de 2013

INVOCATORIA DE COBRANZA (correspondencia de cobranza)

Cuando se ha producido el vencimiento de una deuda y esta no ha sido cancelada es el momento de enviar la carta invocatoria de cobranza.

ESQUEMA:

a) Denota sorpresa por la deuda impaga.

b) Reconoce buen servicio de las deudas anteriores.

c) Solicita cancelación inmediata, indicando sutilmente el cese de despacho de pedidos pendientes a futuros.