Vicios Idiomatico

Comunicaciones Oficiales

      

      Comunicaciones Oficiales

El oficio

Constituye la comunicación más importante, tanto por su gran utilización como por materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de la relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, sección, departamentos, etc.

La redacción del oficio debe ser clara, precisa y breve. Existen 3 tipos de oficio:

        Ordinario- Reservado-Secreto.

El oficio ordinario es una de las comunicaciones mas utilizadas en la administración pública.

Su estructura es:

• 1.       Membrete
• 2.      Clasificación y el n° de orden.
• 3.      Antecedentes 
• 4.      Materia corresponde a una síntesis del contenido.
• 5.      Lugar y fecha de emisión.
• 6.      “preposición  DE” indica la autoridad que emite el doc.
• 7.      “preposición  A” indica autoridad a quien dirige.
• 8.     Contenido esta estructurado en párrafos numerados que corresponden a cada idea redactada. 
• 9.      Frase de saludo o despedida
• 10.  Pié de firma
• 11.   Incluso o adjuntos

Declaración Jurada

Declaración Jurada

Debe efectuarse en una notaria. La mayoría de dichas entidades dispone de un formato pre diseñado.

Su esquema es:

•   Membrete de la notaría.
•   Título del documento en mayúscula: Declaración jurada.
•   Identificación del declarante: Nombre, Domicilio, Rut, estado civil.
•   Frase: “Declara bajo juramento”.
•   Situación declarada.
•   Lugar y fecha.
•   Firma del declarante.
•   Nombre, firma y timbre del notario.

Poder

Poder:

Es un documento legal que autoriza representación. Por medio de él una persona autoriza a otra para que la represente y reemplace en diversas gestiones.

El poder puede ser:

• Simple: Es una carta- poder privada que se firma ante un notario público. Se requiere solo cédula de identidad.
•   Especial: Es un poder en forma de escritura pública formado también ante un notario público. 

Redacción Oficial

Redacción Oficial

Es el conjunto de comunicaciones y documentos que se utilizan en las labores de los servicios del estado y sus organismos auxiliares. por competer a la administración del estado que deben ser mesuradas en su contenido, claves en las materias que tratan. 

Acta

 Documento escrito en el que se hace constar la relación de lo acontecido durante la celebración de una asamblea, congreso, sesión.

Documento escrito donde consta oficialmente un suceso, tratado o acuerdo en junta o reunión.

 Estructura:

•  Membrete.
• Título “Acta” y n° de orden.
•  Lugar y fecha de emisión.
•  Lugar y nombre de las personas que asisten.
•  Lectura del acta anterior.
•  Tabla: tema que se tratarán.
• Acuerdos.
• Cierre.
•           Firma del presidente y del secretario.   

MEMORÁNDUM

Memorándum:

Es un documento rápido e inmediato de uso interno de la empresa. En él se indica la información precisa que se requiere comunicar, careciendo de frases innecesarias. Principalmente, se utiliza en empresas grandes, las cuales poseen diferentes departamentos o secciones.

 Estructura:

•  Membrete: razón social de la empresa y sección.
•   Iniciales de responsabilidad.
•  Palabra “Memorándum” y n°
•  Fecha en n° (al margen derecho).
•  Preposición “De”.
•   Preposición “A”.
•  Referencia
•   Mensaje o cuerpo.
•   Nombre, cargo o firma (al margen derecho).

 Incluso (si lo hubiere).

Citacion

Citación:

Es una comunicación mediante la cual una empresa, representada por el gerente o el director, convoca a reunión a un grupo de personas, con el propósito de entregar información o tomar acuerdos acerca de asuntos que le interesan a los citados.

Estructura:

•  Membrete (solo el nombre de la institución y su logo).
•  Palabra citación.
•  Clase de reunión (ordinaria, extraordinaria, especial).
•  Personas citadas.
•  Fecha, hora y lugar.
•  Tipo de citación (primera, segunda o única citación).
•  Tabla (materias que se tratarán en la sesión).
•  Lugar y fecha de emisión.
•  Nombre y cargo de quién cita a reunión. 

Correspondencia Administrativa

Correspondencia administrativa

Son las comunicaciones que necesariamente se producen en la administración.

Administración privada:

Circular (correspondencia interna)

En algunas oportunidades la autoridad de una empresa económica debe impactar instituciones o comunicar normas e informaciones a todos o parte del personal de la entidad que se encuentra a su cargo. La naturaleza de esta comunicación hace necesario que se emita en varias copias, de tal manera que no se distorsione. La información y que llegue a todos los destinatarios en su plenitud. 

 Estructura:

•        Membrete: debe contener el nombre de la empresa y el departamento o sección.
•       Palabra “circular” y N° con mayúscula.
•       Fundamentación de la circular.
•       Información, orden o nómina que se entrega.
•       Recomendación o solicitud.
•       Lugar y fecha de emisión.
•       Nombre, cargo y firma de la autoridad.
•       Iníciales de responsabilidad.
•       Datos del destinatario.     

Misiva De Justificación (correspondencia de ajuste)

MISIVA DE JUSTIFICACIÓN (correspondencia de ajuste)

 

Es la misiva que se redacta cuando la empresa vendedora no se siete culpable por los errores expresados por el reclamante. Esta carta debe convencer al cliente que el proveedor actuó en forma correcta.

 

ESQUEMA:

 

a) Replanteo de la situación desde el punto de vista de la empresa.

b) Fundamento de la negativa, exponiendo las razones por las cuales la reclamación no tiene lugar.

c) Proposición de reclamante través de una concesión extraordinaria al reclamante.

d) Expresiones amables que mejoren las relaciones.

 

Misiva De Explicación

MISIVA DE EXPLICACIÓN (correspondencia de ajuste)

La actualidad comercial exige que las empresas trabajen con mayor eficiencia. Para ello requieren contar con una  muy buena organización que los permita ofrecer a sus clientes un buen servicio. 

ESQUEMA:

a) Aceptación de la queja.
b) Explicación del error convenido.
c) Proposición de arreglo inmediato.
d) Expresión de pesar por los errores y señalar la adopción de medidas que impidan nuevos equívocos.

Correspondencia De Ajuste

CORRESPONDENCIA DE AJUSTE

Las relaciones comerciales que mantienen las empresas revisten una gran importancia, conservarlas en un grado de eficiencia es una labor muy delicada toda vez que las operaciones comerciales que realicen entre si, por fallas humanas pueden generar problemas de difícil solución que acarrean el quiebre de las relaciones, con gran prejuicio para el desenvolvimiento de sus actividades.

MISIVA DE RECLAMACIÓN

 

Esta es una comunicación redactada por el comprador cuando el considera que la negociación realizada no ha sido cumplida como se acordó; perjudicando sus intereses.

 

ESQUEMA:

 

a) Referencia al pedido.

b)Detalle de la recepción.

c) Fundamento de la queja.

d) Propuesta de arreglo.

Carta De Demanda ( correspondencia de cobranza )

CARTA DE DEMANDA (correspondencia de cobranza)

Esta comunicación se extiende cuando están agotadas las posibilidades de cobro por vías normales. Es evidente que el envió a cobranza judicial de una deuda requiere entablar una demanda que entra, que significa el termino de las relaciones comerciales.

Cobranza Enérgica ( correspondencia de cobranza )

                          COBRANZA ENÉRGICA (correspondencia de cobranza)

Esta comunicación cierra el ciclo de la cobranza normal; es muy dura y amenaza con la vía judicial.

ESQUEMA:

a) Señalar las cartas anteriores que cobraron la deuda pendiente.
b) Dejar constancia de la descortesía en no dar respuesta a las cartas de cobro.
c) Dar un corto plazo de cancelación.
d) amenazar con envió a cobranza judicial.

Invocatoria De Cobranza

jueves, 15 de agosto de 2013

INVOCATORIA DE COBRANZA (correspondencia de cobranza)

Cuando se ha producido el vencimiento de una deuda y esta no ha sido cancelada es el momento de enviar la carta invocatoria de cobranza.

ESQUEMA:

a) Denota sorpresa por la deuda impaga.

b) Reconoce buen servicio de las deudas anteriores.

c) Solicita cancelación inmediata, indicando sutilmente el cese de despacho de pedidos pendientes a futuros.

Correspondencia De Cobranza

CORRESPONDENCIA DE COBRANZA

 

La cobranza es una operación delicada que requiere gran tino y conocimiento del deudor para aplicar en cada oportunidad las medidas convenientes.

 

 

AVISO DE VENCIMIENTO

 

Se caracteriza por la sutileza del texto. Prácticamente, solo se remite a recordar la deuda pendiente que vencerá en una fecha próxima.

 

 

ESQUEMA:

 

a) Comunicar fecha de vencimiento, el monto del compromiso por pagar.

b) Señalar la institución bancaria o comercial con su dirección.

Concesión De Crédito

CONCESIÓN DE CRÉDITO (correspondencia de crédito)

 

Cuando el departamento de crédito recibe una carta de solicitud de crédito debe de inmediato, verificar los antecedentes que en ella se señala, consultando, además los informes del solicitante y su capital a los bancos que corresponden y a las tiendas comerciales indicadas.

 

 

ESQUEMA:

 

a)  Informar sobre el crédito otorgado, monto, plazo e intereses.

b) Indicar condiciones o garantías tales como: letras y pagares, que deben cumplir el solicitante para hacer uso del crédito otorgado.

 

Correspondencia De Crédito

Correspondencia De Crédito 

 

 

Es una operación de compra-venta por la cual el vendedor entrega bienes o servicios recibiendo solo a cambio una promesa de pago. 

                                                             Solicitud De Crédito 

 

Es la comunicación con las que las personas naturales o jurídicas solicitan el otorgamiento de un crédito que puede ser en dinero en efectivo o en bienes o servicios.

 

ESQUEMA:

 

a) Fundamentar la petición de crédito.

b) Señalar los antecedentes del peticionario (actividad, capital, informes comerciales, bancarios, entre otros)

c) Indicar con claridad el crédito que se requiere, forma de utilizarlo, plazo para su reintegración y modalidad de pago.

Denegación De Prorroga

        

                             Denegación De Prorroga ( correspondencia de prorroga )

Esta comunicación debe redactarse en un tono convincente, hábil y cortes que mitigue el desagrado natural del solicitando al ser denegado su petición.

 

ESQUEMA:

 

a) Alude a la carta solicitud de prorroga.

b) Acepta argumentos del deudor.

c) Señala impedimento para conceder la prorroga.

d) Saluda invocando comprensión.

  

Concesión De Prorroga

 

                                            

                                               Concesión De Prorroga (correspondencia de prorroga)

Esta carta se envía cuando el acreedor esta convencida de las razones expuestas en la solicitud de prorroga considerando que son valederas y que el esta en condiciones de modificar sus cálculos financieros.

 

ESQUEMA:

 

a) Se aceptan las razones expresadas por el deudor.

b) Concesión de la prorroga, especificando plazo fecha, monto del documento, intermediario, entre otros 

c) Expresión de mesurada buena voluntad.

 

 

Correspondencia De Prorroga

                             
                                     CORRESPONDENCIA DE PRORROGA



En la vida de los negocios, se produce el hecho de que un empresario se da cuenta anticipadamente que no podrá  cancelar una deuda en forma oportuna. con el fin de no perjudicar sus buenos informes comerciales que son de gran utilidad para la obtención de créditos recurre a la solicitud de prorroga.



                                                   Solicitud De Prorroga




 a) Precisar situación económica que se atraviesa.
 b) Solicitar nuevo plazo para el pago de la deuda.

 c) Agradecer anticipadamente el servicio.